Dit privacy statement is opgesteld voor Q&A Retail (zie artikel 2 met definities) gevestigd te Amersfoort aan de Koningin Wilhelminalaan 21.
Tenzij hieronder uitdrukkelijk anders is bepaald worden termen in dit reglement gebruikt in de betekenis die de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna: ‘AVG’) daaraan toekent.
Q&A Retail: Q&A Consultancy BV (kvk 65015061), Q&A Insights BV (58913009).
Persoonsgegevens: alle informatie betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon (de betrokkene).
Verwerking van persoonsgegevens: elke bewerking of geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via automatische processen, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, als mede het afschermen, uitwissen en vernietigen van gegevens.
Dit reglement is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens binnen Q&A, niet zijnde de persoonsgegevens die particulieren/consumenten in de hoedanigheid van particulier/consument hebben gegeven, hiervoor geldt een apart privacy statement.
Q&A Retail draagt er zorg voor dat zij alle toepasselijke privacywet- en regelgeving naleeft, waaronder begrepen de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
Op de site van Q&A Retail (www.qanda.nl) wordt gebruik gemaakt van cookies. Meer informatie over de cookies die door ons gebruikt worden kun je lezen in het cookiebeleid.
Q&A Retail verwerkt de volgende persoonsgegevens:
In de meeste gevallen is de grondslag dat de verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is (of om op verzoek van de betrokkene voordat de overeenkomst is gesloten maatregelen te nemen). Indien er geen overeenkomst met de betrokkene partij is gesloten of wij geen verzoek tot het nemen van maatregelen van de betrokkene hebben ontvangen, is de grondslag dat er toestemming is gegeven voor de verwerking van de persoonsgegevens door de betrokkene voor één of meer specifieke doeleinden.
Als onze grondslag voor de verwerking van de persoonsgegevens ‘toestemming’ is, kan de betrokkene deze toestemming altijd weer intrekken.
De persoonsgegevens worden alleen verwerkt door werknemers van Q&A Retail voor zover dit noodzakelijk is voor hun taakuitoefening.
Bij het organiseren van bijeenkomsten en reizen kan het zijn dat Q&A Retail samenwerkt met andere organisaties en/of leveranciers. Bijvoorbeeld ten behoeve van het maken van batches met QR-codes voor de aanwezigen of voor het boeken van bijvoorbeeld hotels en tickets. Op dat moment zal Q&A Retail ook de voor die situatie benodigde persoonsgegevens overdragen aan de betreffende organisaties/leveranciers. Q&A Retail zal u ervan op de hoogte brengen welke leveranciers dat zijn, welke gegevens wij overdragen en met welk doel deze gegevens gebruikt zullen worden.
Persoonsgegevens worden slechts verwerkt voor zover zij, gelet op de doelen beschreven in punt 5, toereikend, ter zake dienend en niet bovenmatig zijn.
Q&A Retail bewaart geheimhouding over de persoonsgegevens waarvan zij kennisneemt, behoudens voor zover enig wettelijk voorschrift haar tot mededeling verplicht of uit de taak van de verantwoordelijke mededeling voortvloeit.
Q&A Retail slaat persoonsgegevens o.a. op in de persoonlijke Outlook/exchange boxen, in een door haar zelf ontwikkeld CRM software programma ten behoeve van het Relatiebeheer, een door haar zelf ontwikkeld vragenlijst/registratiesysteem en per te organiseren event in Excel bestanden. Elke medewerker heeft toegang tot zijn eigen Outlook/exchange en tot Qaro en tot de genoemde Excel bestanden. Het secretariaat heeft ook toegang tot de mail van de directie.
Q&A Retail maakt ten behoeve van de opslag van data gebruik van externe cloudservers van Exonet die in Nederland staan en/of van cloudservers van Microsoft die in Europa staan.
Iedere gebruiker van persoonsgegevens heeft een geheimhoudingsplicht ter zake van de gegevens waarvan hij op grond van die toegang kennisneemt.
Q&A Retail neemt technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen om ongeoorloofde toegang of ongeoorloofd gebruik van persoonsgegevens te voorkomen. Q&A Retail conformeert zich aan de meldplicht datalekken.
Q&A Retail verstrekt je gegevens niet zomaar aan anderen, tenzij daarvoor toestemming is gegeven, of als zij daartoe verplicht is op grond van de wet of een rechterlijke uitspraak, of als zo’n verstrekking ten dienste staat van de doeleinden van de verwerking van persoonsgegevens. Met bedrijven die uw gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens. Q&A Retail blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.
In het geval van evenementen waarbij sponsoren betrokken zijn zal Q&A Retail in de meeste gevallen alleen een lijst met de bedrijfsnamen van de deelnemende bedrijven verstrekken aan de sponsoren. Persoonsgegevens zoals bijvoorbeeld je e-mailadres, je voor-en achternaam, je telefoonnummer, functiebenaming, bedrijfsadres, land etc. zullen alleen met jouw toestemming verstrekt worden aan derden. Het doel van het delen van de informatie zal altijd worden vermeld.
De algemene bewaartermijn is bij Q&A Retail vijf jaar. Als de bewaartermijn in specifieke gevallen korter is, zal Q&A Retail dit per specifiek geval aangeven. Echter, als er van de twee voorgaande zinnen afwijkende wettelijke bewaartermijnen gelden, zal Q&A Retail zich aan deze wettelijke bewaartermijnen houden.
Q&A Retail behoudt zich het recht voor dit privacy statement in de toekomst wijzigen. Op de website vind je het meest actuele privacy statement.
Je kunt de uit hoofde van de Algemene verordening gegevensbescherming de aan jou toegekende rechten ter zake je persoonsgegevens (te weten je recht op informatie, inzage, rectificatie/correctie, verwijdering, beperking, je recht op verzet, dataportabiliteit of je recht om niet onderworpen te worden aan geautomatiseerde besluitvorming) uitoefenen door contact op te nemen met Sandra Jonker (secretariaat
Wij vragen je vervolgens je te legitimeren, aan de hand van een geldig legitimatiebewijs. Op die manier kunnen wij controleren of wij de persoonsgegevens aan de juiste persoon verstrekken.
Buitensporige verzoeken met betrekking tot het verstrekken van informatie kunnen door ons worden afgewezen. Van buitensporige verzoeken is sprake wanneer je ons bijvoorbeeld meer dan gemiddeld en noodzakelijk benadert met informatieverzoeken.
Klachten kun je kenbaar maken bij jouw contactpersoon binnen Q&A Retail, maar ook via: secretariaat
Je hebt altijd het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit. De Autoriteit Persoonsgegevens houdt toezicht op de naleving van de wettelijke regels voor de bescherming van persoonsgegevens. De contactgegevens van de Autoriteit Persoonsgegevens zijn:
Autoriteit Persoonsgegevens
Bezuidenhoutseweg 30
2594 AV Den Haag
https://autoriteitpersoonsgegevens.nl
info@autoriteitpersoonsgegevens.nl